Sistema para pilates: tudo o que você precisa saber para a gestão do seu studio

A procura por soluções que melhorem o bem-estar e qualidade de vida das pessoas não para de crescer. Nesse contexto, investir em modalidades fitness diferenciadas, como o pilates, pode ser uma boa alternativa, tanto para alunos, quanto para os empreendedores. No entanto, essa jornada só vai ser realmente eficiente com uma gestão adequada. E um sistema para pilates pode ser a chave para o sucesso desse tipo de negócio! 

Além de otimizar tarefas burocráticas, garantindo mais tempo para que os empreendedores possam investir na experiência dos seus clientes, um sistema para pilates pode otimizar o relacionamento com os alunos, organizar as rotinas da empresa e fornecer dados e insights estratégicos para a tomada de decisão assertiva. 

Dessa forma, contribui com o crescimento sustentável, um dos principais objetivos de qualquer empreendedor, principalmente no mercado fitness. 

E para que você não tenha dúvidas sobre qual sistema para pilates escolher, trouxemos um artigo com desafios de gestão desse tipo de negócio, os principais benefícios e funcionalidades de uma plataforma personalizada, além de critérios para selecionar a melhor opção. 

Desafios do gestão de um studio de pilates 

Apesar de ser essencial para o crescimento de uma empresa, a gestão de um studio de pilates pode ser um grande desafio para muitos empreendedores. Ainda mais para quem não tem experiência ou conexão com o tema. 

No entanto, um bom primeiro passo para mudar esse cenário é entender, de fato, quais são os desafios enfrentados na gestão de um studio de pilates. Listamos abaixo os principais, para que você possa identificá-los ou usá-los como referência para encontrar os seus: 

Muitas tarefas operacionais 

Agendamento de horários, controle de cancelamentos, gestão de pagamentos, comunicação com alunos… já imaginou a quantidade de atividades operacionais contempladas em um studio de pilates? 

Quando o negócio é pequeno, fazer a gestão manual de tudo isso até pode parecer dar certo por um momento, mas chega a ser quase impossível pensar em expandir sem contar com um sistema para pilates, com o objetivo de otimizar e automatizar todas essas tarefas. 

Organização de informações

São centenas (ou milhares) de informações transitando por dia, em um studio de pilates. Desde o nome dos alunos, avaliação física, fichas de treino, dados dos profissionais, até as informações financeiras do negócio. 

O risco de se perder nesse tanto de informações, sem o apoio de um sistema operacional, é enorme! 

E, além de negligenciar a proteção dos dados pessoais dos envolvidos – a qual é regimentada pela LGPD, as chances de cair em golpes e fraudes caso as informações caiam em mãos erradas, é enorme. Fora todos os problemas mais simples que podem ser causados no dia a dia de um studio, como a troca de agendamentos, cancelamentos, entre outros. 

Dificuldade em acompanhar o crescimento do negócio 

Apesar de ser primordial para fazer uma empresa crescer, a mensuração ainda não é uma prática intrínseca nos responsáveis pela gestão de empresas, como studios de pilates. 

Seja por falta de conhecimento, recursos ou soluções, é muito comum vermos negócios fechando suas portas porque não conseguiram acompanhar seus resultados, por meio de uma estratégia de gestão eficiente. 

Sistema de gestão de pilates como solução 

A boa notícia é que esses três desafios podem ser solucionados de uma só vez, por meio de um sistema para pilates completo e personalizado para o seu negócio! Abaixo, a gente te explica melhor como: 

Automatização de processos 

A primeira vantagem de um sistema para pilates é a otimização de processos, por meio da automatização. Isso simplifica tarefas como o agendamento de aulas, o controle de entradas e saídas de recursos, a cobrança de mensalidades, lembretes de eventos, entre tantos outros. 

Ao reduzir o trabalho operacional, os profissionais dedicados a essa gestão manual passam a ter muito mais tempo para investir em outras áreas do studio, como a experiência e satisfação dos alunos. 

Otimização de tempo e da produtividade 

Além de economizar tempo do trabalho manual por meio da automatização, um sistema para pilates ajuda a evitar erros operacionais e permite que os profissionais dediquem seu trabalho para tarefas que realmente agregam valor ao negócio e ao cliente, melhorando a produtividade. 

Maior controle e organização 

A centralização e segurança de informações garantidas por meio de um sistema para pilates contribui com o controle e organização dos dados. Isso facilita e agiliza o acesso aos dados estratégicos para a empresa, melhorando também a confiabilidade das informações usadas para tomada de decisões. 

Crescimento sustentável do negócio 

Um sistema para pilates facilita o processo de acompanhamento de métricas e indicadores por meio da geração de dados e relatórios com insights sobre o crescimento da empresa. 

Por meio desse tipo de plataforma, é possível acessar dados como taxa de cancelamento, índices de fidelização, conversão de novos clientes, eficiência operacional, entre outras informações essenciais para identificar riscos e oportunidades. E, com isso, ajuda na tomada de decisão estratégica, pensando no crescimento sustentável do negócio. 

Funcionalidades essenciais em um sistema para pilates

Já é possível encontrar uma série de soluções de sistemas de pilates no mercado, cada uma com as suas funcionalidades: tem para todo gosto, bolso e empresa! E para escolher a melhor, é preciso entender as necessidades ideais do seu studio. 

No entanto, existem algumas funcionalidades que não podem ficar de fora na hora de escolher o sistema de pilates para o seu negócio. Listamos abaixo para que você possa incluir no seu checklist! 

Agenda e controle de aulas 

É importante contar com um sistema para pilates que permita o agendamento, cancelamento e alterações nas aulas, facilitando a visualização de dias e horários com mais ou menos procura. 

Se os alunos tiverem autonomia para fazer suas escolhas e mudanças, por meio de um aplicativo integrado ao sistema de gestão, melhor ainda!

Cadastro e gerenciamento de alunos 

Um sistema de pilates também deve garantir o cadastro e armazenamento seguro de informações detalhadas dos alunos, desde os dados pessoais até avaliações periódicas. E, da mesma forma, deve permitir os registros e mudanças de forma simples e rápida. 

Financeiro e contas a receber 

O fluxo de caixa é outra funcionalidade primordial em um sistema de gestão de pilates. Além disso, tudo vai ficar ainda mais fácil com emissões de boletos, notas fiscais e recibos de forma automática, cobrança recorrente e automatização de mensagens de cobrança, dependendo da contratação de cada aluno. 

Relacionamento com aluno 

Apesar de essa funcionalidade ser vista como um diferencial, incluímos na lista de prioridades de um sistema de pilates pela relevância na satisfação e fidelização de um aluno – crucial para o sucesso de um studio. 

Seja por meio de um aplicativo próprio ou via integração de outras plataformas, é essencial garantir a otimização da comunicação com os alunos, com envio de lembretes e notificações automatizadas. 

Além disso, permitir o feedback e avaliações dos clientes por meio do sistema de pilates também pode facilitar muito a gestão de um studio, garantindo informações extremamente ricas para a tomada de decisões pensando na melhoria da experiência dos alunos. 

Relatórios 

Por fim, um sistema de pilates ideal precisa gerar relatórios com todas as informações administrativas e financeiras do negócio, para auxiliar na gestão. E, se for possível personalizar esses documentos, de forma a proporcionar insights estratégicos para esse processo, o sistema certamente deve ganhar pontos extras! 

Como escolher o sistema de gestão ideal para o studio de pilates 

Anteriormente abordamos as principais funcionalidades que não podem ficar de fora de um sistema de gestão de pilates. Mas, como também antecipamos por aqui, são várias as opções disponíveis no mercado. Então, como escolher?

Nossas principais dicas são: faça uma pesquisa de mercado comparando os sistemas disponíveis, com critérios claros do que é mais importante para a sua empresa; solicite um teste ou demonstração, para avaliar, na prática, como o sistema funciona; e busque por recomendações de gestores de negócios similares aos seus. 

E para te apoiar com alguns critérios importantes na hora de tomar sua decisão, compartilhamos a lista abaixo. Confira!

Funcionalidades e recursos 

Garanta que o sistema de pilates escolhido tenha tudo o que precisa para apoiar o crescimento sustentável do seu negócio. Avalie, além das funcionalidades básicas, os recursos adicionais que podem ser úteis para os possíveis próximos passos da sua gestão. 

Facilidade para utilizar 

De nada adianta ter um sistema incrível nas mãos se você não conseguir se adaptar a ele. Por isso é tão importante solicitar um teste e identificar quais são as principais dificuldades de navegação encontradas, a fim de contribuir com a escolha. 

Integrações 

Para uma escolha ainda mais estratégica, identifique soluções que possuam integrações com os sistemas e plataformas que você já usa no seu studio, como catracas, sistemas de reconhecimento facial ou parceiros como o Gympass, por exemplo. 

Segurança 

Mais do que um diferencial, a segurança é uma obrigação para quem trabalha com o tratamento de dados pessoais. Por isso, dedique o tempo que precisar para garantir que o sistema vai oferecer todas as as medidas de segurança necessárias, como backups automáticos, criptografia de dados e todas as conformidades com as leis regulatórias. 

Estabilidade 

Mais do que qualquer coisa, o sistema de pilates ideal é aquele que funciona em qualquer momento. Por isso, verifique a reputação do parceiro escolhido também quanto à estabilidade do serviço e auxílio técnico em caso de problemas. 

Custo-benefício 

Muitas vezes, o barato pode sair caro! Por isso, além do custo inicial da plataforma, avalie a necessidade de manutenção, suporte técnico, custos adicionais com integrações, entre outros fatores que podem pesar no bolso na hora de fazer a sua escolha.

Como um sistema para pilares pode melhorar a experiência dos alunos

Até aqui, destacamos a importância de um sistema para pilates, pensando na administração de um estabelecimento. Mas a verdade é que essa plataforma tem potencial para otimizar e melhorar, também, a experiência dos alunos – fortalecendo o relacionamento entre empresa e cliente. A gente te conta como: 

Personalização de treinos e planos

Por meio de um sistema para pilates é possível criar diferentes planilhas de treino de acordo com o perfil dos alunos, além de acompanhar a evolução e fazer modificações sempre que necessário. Dessa forma, os resultados são obtidos de forma mais rápida e eficaz! 

Feedback e avaliação de desempenho

Esse tipo de ferramenta também permite que os alunos possam compartilhar suas percepções, sugestões e comentários a respeito da infraestrutura e atendimento no local – seja por meio de uma pesquisa, feed de notícias ou outras funcionalidades. Com isso, é possível criar uma matriz de avaliação de desempenho e contar com insights valiosos para a tomada de decisão. 

Comunicação e engajamento contínuo

Em geral, um sistema para pilates também contribui com a comunicação personalizada, notificações e lembretes e o compartilhamento de conteúdos próprios do estabelecimento. Essas funcionalidades favorecem a troca e o relacionamento com os alunos, estreitando laços e contribuindo para a motivação dos membros do seu studio. 

Impacto de sistema para pilares na retenção de alunos

Principalmente no mercado fitness, quando falamos em engajamento, automaticamente conectamos com a fidelização, um dos índices mais importante para o sucesso dos estabelecimentos. Sendo assim, um sistema para pilates também pode ter impacto direto na retenção dos alunos nesses espaços. Saiba como: 

Ferramentas para fidelização e engajamento

Por meio de um sistema para pilates, como o Tecnofit Studio, por exemplo, é possível criar programas de fidelidade e recompensa, em troca da frequência, engajamento e indicação dos alunos. Eles podem ser premiados com descontos, aulas gratuitas, brindes, entre outros. 

Análise de comportamento e preferências dos alunos

Esse tipo de ferramenta também é muito usada para a análise do comportamento dos alunos: quais são os horários mais e menos procurados, as aulas de preferência, instrutores favoritos dos alunos, entre outros. 

Isso ajuda a identificar padrões que podem ser usados para tomar decisões em busca de melhores resultados na experiência dos alunos. E, consequentemente, na retenção! 

Estratégias baseadas em dados para retenção

Dados de comportamento, frequência, pagamentos, entre outras informações obtidas e consolidadas por um sistema para pilates podem contribuir com excelentes insights para a criação de estratégias de retenção. 

Por exemplo, ao perceber um aluno com atraso no pagamento ou frequência baixa, pode ser feita uma campanha de reativação personalizada, com promoções especiais ou atualizações sobre o estabelecimento, a fim de engajar essas pessoas novamente. 

Importância de um sistema para gestores de pilates

Como foi possível perceber com este artigo, um sistema para pilates pode ser o parceiro ideal para otimizar as tarefas burocráticas, consolidar informações e gerar insights que potencializam a gestão de um studio. Ou seja, tem potencial para se tornar o melhor amigo de um gestor de pilates! 

Listamos abaixo mais alguns motivos que comprovam a importância da contratação dessa ferramenta. 

Organização eficiente

Com um sistema para pilates, é o fim das pastas, gavetas ou armários que armazenam centenas de documentos físicos sem qualquer controle ou segurança. Todas as informações sobre a sua empresa, alunos e profissionais podem ser centralizadas em um só lugar, de forma padronizada e organizada. 

Além disso, o sistema para pilates é uma excelente ferramenta para organizar o dia a dia de um studio, com agendas de aulas, compromissos e eventos. Isso permite evitar conflitos e garantir que os horários possam ser otimizados. 

Acompanhamento do desempenho do seu negócio

Um bom sistema de pilates também facilita a mensuração dos indicadores do studio. Taxa de ocupação, retenção, crescimento financeiro, investimentos, fluxo de caixa, desempenho dos profissionais e feedbacks são alguns deles. 

E mais do que avaliar esses números, os gestores podem identificar padrões e acompanhar tendências, antecipando algumas decisões que impactam no sucesso do negócio. 

Ajuda com a gestão financeira

E, falando em sucesso, o sistema para pilates também contribui com a análise da saúde financeira de um studio. Por meio do registro e controle de todas as transações e automatização de faturamento e cobranças, a ferramenta ajuda a reduzir riscos e maximizar os resultados do negócio. 

Comunicação eficiente com os alunos

Um sistema para pilates também facilita a comunicação com os alunos, seja no envio de notificações e lembretes ou no recebimento de feedbacks, por exemplo. Ele ajuda a responder perguntas ou resolver questões de forma rápida, melhorando a satisfação dos alunos e, consequentemente, o trabalho da gestão. 

Você com mais tempo para focar no que faz a diferença

Com tantas otimizações e processos automatizados, o sistema para pilates libera tempo e recursos para que os gestores possam se concentrar em planejar e executar melhorias no serviço e na experiência dos alunos, o que realmente pode mexer na régua dos resultados da empresa. 

Tecnofit Studio: a melhor solução de sistema para pilates do mercado!

Agora que recheamos sua mente com informações e dicas para escolher o melhor sistema para o seu studio de pilates, temos uma dica de ouro: conheça o TecnoFit Studio, a plataforma de gestão completa e personalizada da Tecnofit!

Além de todas as funcionalidades essenciais listadas aqui neste artigo, o TecnoFit Studio oferece opções de controle de acesso, permite a criação de um site para vender seus planos e produtos, garante um aplicativo personalizado para os alunos e muito mais. 

E você ainda pode fazer um teste gratuito agora mesmo para comprovar todos os benefícios da nossa ferramenta, além da conexão com o que você precisa para crescer de forma sustentável! 

Conclusão 

Esperamos que todas essas dicas tenham facilitado o seu caminho para escolher um sistema de pilates ideal para o seu negócio. Conte com a Tecnofit para essa jornada, estamos prontos para te atender!