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Há quem diga que “dados são o mais novo petróleo”, considerando a relevância desse tipo de informação, principalmente para a tomada de decisão nas empresas. No entanto, o valor dos dados está justamente no saber usá-los, seja para o bem ou para o mal. E é exatamente por conta dessa dualidade que, cada vez mais, precisamos nos especializar na segurança digital para academias.
Segurança digital em academias: como proteger seus dados e os de seus alunos
A gente sabe a importância de um atendimento personalizado e o quanto isso converte e fideliza muito mais do que uma conexão genérica entre empresas e clientes. Também sabemos sobre a importância da visibilidade da saúde financeira de um negócio para a tomada de decisão mais eficiente e assertiva. No entanto, para conhecer cada um dos alunos e a situação de uma academia, é preciso ter acesso às suas informações. E, para ter acesso às informações, é preciso protegê-las.
Listamos abaixo uma série de dicas que podem te apoiar nesse processo. Confira e compartilhe com todos os funcionários do seu negócio. Afinal, cada um tem a sua função ao cuidar da segurança digital em academias!
Os 4 pilares da segurança digital aplicados ao universo fitness
Antes de qualquer coisa, é legal entendermos o conceito de segurança digital – também chamada de segurança da informação. Trata-se de um conjunto de práticas, medidas e ferramentas adotadas para proteger informações trabalhadas em meios digitais. Estamos falando nos mais diversos tipos de dispositivos, desde o celular até sistemas ou arquivos.
Para garantir a segurança digital, destacamos quatro pilares, definidos por meio de convenção:
- Confidencialidade: que, basicamente, são as práticas e políticas para garantir o “segredo” de informações importantes para as empresas. Dentro de um ambiente de academia, por exemplo, os dados pessoais dos alunos não devem ser compartilhados para nenhum outro fim a não ser o cadastro e criação de planos personalizados.
- Integridade: significa trabalhar com informações verdadeiras, o tempo todo! Ou seja, não alterar nenhum tipo de dado de forma indevida, intencional ou acidental. No caso de uma academia, por exemplo, a integridade dos registros financeiros de mensalidades, pagamentos de profissionais ou outros serviços é fundamental para evitar fraudes.
- Disponibilidade: indica o fácil acesso a um dado, sempre que necessário. No universo fitness, uma das melhores formas de garantir a disponibilidade é por meio de um sistema de gestão completo e personalizado.
- Autenticidade: contempla diferentes formas de comprovar a autoria e veracidade de determinados dados, como a assinatura autenticada de um contrato, por exemplo.
Principais ameaças cibernéticas para academias e como evitá-las
Assim como qualquer empresa que trabalha dados pessoais de diferentes stakeholders, as academias podem ser alvo de diferentes ameaças cibernéticas, como o “Phishing”, em que os ataques buscam enganar clientes ou funcionários para obterem informações sensíveis; o “Ransomware”, em que os sistemas são “hackeados” em troca de resgate para liberação de informações; além dos famosos vírus, que podem comprometer a integridade das informações e o uso das ferramentas internas.
Não existe apenas uma forma de mitigar esses riscos – por isso é tão importante implementar políticas e processos completos para a segurança digital para academias. No entanto, o treinamento dos funcionários e compartilhamento de dicas para proteção de dados para os alunos pode ser um bom começo. Assim como, implementar sistemas antivírus, firewalls e fazer o monitoramento constante da rede, dispositivos e ferramentas utilizados na academia.
Fraudes online e vazamento de dados: riscos para academias e personal trainers
A Pesquisa Nacional do Instituto DataSenado de 2024 mostrou que mais de 20% dos brasileiros foram vítimas de golpes digitais no último ano. Apesar da simplicidade da operacionalização de algumas fraudes, o risco é muito maior do que a gente pode imaginar, ainda mais quando se tratam de dados sensíveis – como histórico de saúde, utilizados por personal trainers de academias, por exemplo.
Nesses casos, a utilização de sistemas e dispositivos seguros, com práticas de criptografia e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, é essencial para que as informações sejam tratadas da forma mais segura possível.
Como funciona a segurança digital em plataformas de gestão fitness?
Conforme abordamos anteriormente, o uso de sistemas de gestão fitness é uma das recomendações para garantir a segurança digital para academias. Isso porque essas plataformas costumam usar a criptografia para proteção e transferência das informações armazenadas – desde os dados de pagamento até acompanhamento da performance dos alunos.
Além disso, frequentemente contam com login e senha de acesso, assim como a autenticação por dois fatores, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a diferentes níveis de informação. Também é comum que os sistemas de gestão fitness passem por atualizações e backups automáticos e periódicos, prevenindo a perda de dados e falhas que podem facilitar ataques cibernéticos.
Senhas fortes e autenticação em dois fatores: proteção essencial para academias
Falando em senhas e autenticação por dois fatores, além de o sistema contratado oferecer esse tipo de funcionalidade para segurança digital para academias, é fundamental que funcionários e alunos sejam instruídos a usarem essas medidas para protegerem suas informações nas plataformas usadas na academia.
Para isso, algumas recomendações são: senhas longas que combinem letras, números e caracteres especiais. As senhas nunca devem ser salvas em locais físicos, como cadernos ou post-its, ou em bloco de notas do celular ou computador – e não devem ser compartilhadas entre os usuários. Quanto a 2FA, sigla para a autenticação de dois fatores, ela serve como uma camada extra de segurança, ao solicitar a verificação do usuário por meio de um SMS, e-mail ou aplicativo de autenticação.
Backups e recuperação de dados: evite perder informações valiosas da sua academia
Assim como realizado de forma automática em boa parte dos sistemas de gestão fitness, é super recomendado que os funcionários da sua academia façam o backup de qualquer tipo de ferramenta de forma periódica, tanto na nuvem, quanto em servidores locais. Isso serve para recuperar de maneira rápida e segura qualquer tipo de dado valioso para o negócio – como cadastro de alunos ou histórico de pagamentos.
Além do backup, é importante fazer o teste de recuperação de informações de tempos em tempos. Assim, você garante que vai ter as informações necessárias para dar continuidade à operação da sua academia, sem prejuízos, mesmo em caso de ataques.
Protegendo pagamentos e transações financeiras na sua academia
A criptografia de ponta a ponta também é palavra de ordem quando o assunto é a segurança digital para os dados financeiros da sua academia! Esses gateways são responsáveis por proteger as informações em momentos de armazenamento ou transferência, garantindo o acesso exclusivamente para pessoas autorizadas.
Para além disso, a contratação de plataformas com a certificação PCI DSS (Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento), também é uma boa pedida para garantir a segurança durante as transações financeiras.
Segurança na comunicação com alunos: evite golpes e invasões
Por mais ágil e simples que seja a comunicação e troca de informações com os alunos via aplicativos de mensagens instantâneas ou redes sociais, a responsabilidade de proteção nessa relação também é das academias! Por isso, considere priorizar meios de comunicação mais seguros, como a notificação via aplicativo de treino ou sistema, além da autenticação de dois fatores e mensagens criptografadas.
Invista, também, na orientação dos alunos em relação aos sinais de golpes cibernéticos e disponibilize um canal de fácil acesso em caso de suspeita de alguma fraude.
Lei Geral de Proteção de Dados e o impacto para academias e profissionais fitness
Desde antes mesmo da sua vigência, em 2019, a LGPD tem mudado a forma como as empresas coletam, armazenam, tratam e compartilham qualquer tipo de dado pessoal – seja dos seus clientes, funcionários ou qualquer outro stakeholder. As academias e profissionais fitness não ficam de fora dessa!
A Lei determina uma série de regras para garantir a segurança de informações pessoais em qualquer tipo de ação, com a obtenção de consentimento explícito para coletar dados sensíveis – como o histórico de saúde, nome, endereço e todos os outros dados necessários para o cadastro de um cliente, por exemplo.
A não conformidade com a Lei pode resultar em multas de valores altíssimos, além de outros danos à reputação da academia ou do profissional fitness. Por isso, além de políticas e processos claros de tratamento de dados, é importante que todos os funcionários assumam a responsabilidade no uso dessas informações.
Treinamento de equipe: como seus funcionários podem fortalecer a segurança digital da academia
Como comentamos em quase todos os tópicos deste artigo, o treinamento dos profissionais é essencial para garantirmos a segurança digital para academias. Isso porque são eles que vão coletar, tratar e compartilhar essas informações na operação do negócio. E, treinados, são menos propensos a cometerem erros ou deslizes que podem provocar golpes.
Para isso, além de construir uma política de segurança clara, considere criar momentos de troca de informação formais, com a capacitação, promoção de testes para comprovação do conhecimento e até ações de reconhecimento para os profissionais que se destacarem nessa missão!
Dispositivos conectados na academia: como proteger redes Wi-Fi e equipamentos inteligentes
Nem sempre disponibilizar uma plaquinha com a senha do Wi-Fi é uma boa ideia, considerando a segurança digital para academias. Isso porque as redes Wi-Fi, principalmente aquelas utilizadas para câmeras de segurança, sistemas de gestão e dispositivos inteligentes, devem ser protegidas por criptografia e senhas fortes. Os dispositivos também devem ser atualizados com frequência, para correção de qualquer tipo de vulnerabilidade.
Softwares piratas e aplicativos não autorizados: um risco para sua academia
Pode parecer óbvio e às vezes até inofensivo demais – mas vale reforçar! Quando o assunto é a segurança digital para academias, a contratação de sistemas piratas ou não autorizados (pode incluir na lista aqueles que não estão em conformidade com todas as instruções citadas por aqui) é completamente proibida! Isso porque, em geral, eles não contam com as funcionalidades necessárias para proteger você, seus alunos e o seu negócio – muito pelo contrário, costumam ser alvos ainda mais fáceis para os ataques.
O papel de um sistema de gestão fitness na segurança digital da sua academia
Já que falamos tanto sobre a importância de um sistema de gestão fitness para a segurança digital para academias, nada mais justo do que contar um pouco mais sobre o papel dessa plataforma!
Além de ser a melhor alternativa para trocar uma série de papeis não seguros (de contratos, notas fiscais, boletos, comprovantes de pagamento e por aí vai…), um sistema normalmente oferece uma estrutura segura para coletar, armazenar e gerenciar tanto as informações dos alunos, quanto as dos profissionais e da academia – tudo em um só lugar. E tudo com as práticas de segurança necessárias, como acesso controlado e autenticações.
Outra função do sistema de gestão fitness é justamente a visibilidade e disponibilidade dos dados, com monitoramento e backup regulares, que ajudam a minimizar o risco de perda de informações por qualquer motivo.
Vantagens de um sistema de gestão fitness para segurança e eficiência na sua academia
E um sistema de gestão fitness também vai além da segurança: por meio de diversas funcionalidades, ele permite acelerar processos, otimizar o tempo de gestão e facilitar a utilização de informações da academia – como o agendamento de horários, acompanhamento da performance dos alunos e comunicação. Tudo isso de forma centralizada, oferecendo relatórios detalhados sobre todas as atividades, o que contribui para a transparência e tomada de decisão assertiva.
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