Como melhorar processos de academias e otimizar rotinas?

Certamente você já ouviu falar que a gestão empresarial é fundamental para quem tem ou pensa em abrir uma empresa. Ainda mais se tratando do mercado fitness, em que uma visão clara e a antecipação dos riscos ao melhorar os processos de uma academia, pode fazer toda a diferença para o sucesso da empresa. 

A estratégia de gestão de uma empresa é responsável por conduzir o negócio aos melhores resultados, por meio de otimização de processos, controle de finanças, administração dos recursos, entre outras ações. 

Isso significa que mesmo que você não seja um especialista no assunto, para que a sua empresa fitness possa ter um crescimento sustentável e que traga todos os resultados esperados, é fundamental investir esforços para melhorar os processos da academia e otimizar rotinas, por meio de uma gestão bem feita. 

E para te ajudar nessa missão, preparamos algumas dicas sobre como melhorar a gestão e organização financeira de uma academia. Continue acompanhando este artigo para saber mais!

Como funciona a gestão de uma academia?

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que ser um excelente Educador Físico e saber tudo sobre os diferentes métodos de treinamento pode não ser suficiente para manter a empresa funcionando da melhor maneira, de forma lucrativa. A noção clara sobre gestão de uma academia é fundamental. 

Isso porque a gestão de uma academia envolve diferentes áreas, como a administração dos funcionários, controle de alunos e aulas, gestão financeira, manutenção dos recursos, ações de marketing e vendas, planejamento e programação de atividades, atendimento ao cliente, entre tantos outros processos e rotinas. 

Para isso, é fundamental ter um plano estratégico que possa guiar cada uma das ações, objetivos e decisões por parte da gestão. 

Quais são as principais rotinas administrativas das academias?

Para saber como melhorar os processos de uma academia e otimizar as rotinas, é preciso conhecê-las. Abaixo listamos as principais, mas vale reforçar que elas podem variar conforme o perfil, tamanho e objetivo da empresa. 

• Gestão de colaboradoras: envolve a contratação, treinamento, supervisão, avaliação e feedback de todos os funcionários, como Personal Trainer, recepcionistas, auxiliares de limpeza e serviços gerais, administradores, entre outros.

• Controle financeiro: inclui desde o fluxo de caixa – com a gestão das entradas e saídas de recursos, passando pelo orçamento, gestão de cobranças, investimentos, corte de custos, entre outros.

• Gestão de estoque: muitas academias contam com materiais e suprimentos que precisam ser gerenciados, desde os equipamentos de musculação até os produtos vendidos no local, como água, energético, camisetas, alimentos, etc.

• Planejamento e programação de atividades: contempla todos os processos envolvidos no oferecimento de aulas coletivas, eventos, entre outras atividades oferecidas pela academia que não necessariamente fazem parte da principal atividade do negócio.

• Controle de alunos e atendimento ao cliente: por ser um setor impactado pela sazonalidade, a fidelização dos clientes é um grande desafio para as academias. Por isso, o monitoramento constante e o relacionamento com os alunos pode fazer toda a diferença para garantir melhores resultados. E isso envolve a criação de planos, promoções e comunicação com esse stakeholder.

• Marketing e vendas: as estratégias de atração e fidelização de clientes por meio de iniciativas de marketing e vendas também fazem parte da gestão da academia – e estão diretamente relacionadas a outras áreas, como o controle financeiro e de alunos, por exemplo. Por isso, a visão de todo o ciclo de gestão da empresa precisa estar clara para os responsáveis, para que possam tomar decisões sem trazer nenhum impacto negativo.

Como melhorar os processos de uma academia e sua gestão?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre como funciona a gestão de uma academia e quais são as suas principais rotinas administrativas, listamos abaixo algumas dicas sobre como otimizar os processos e garantir uma gestão ainda mais eficiente. Aproveite a leitura: 

1. Desenvolva um planejamento estratégico

Você já deve ter ouvido a frase “se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”, não é mesmo? Ela define bem a importância de um bom planejamento estratégico. 

Para fazer a gestão de uma empresa, é preciso saber quais são os principais objetivos e resultados esperados com ela. E, a partir disso, traçar os caminhos que vão permitir a conquista de cada um deles. 

Em linhas gerais, o plano estratégico de uma academia deve ser composto por: missão, visão e valores; metas e objetivos a serem atingidos; análise do ambiente interno e externo da empresa, com as forças, fortalezas, ameaças e fraquezas; claro conhecimento sobre o público-alvo; plano de ação para conquistar os objetivos; monitoramento e avaliação dos resultados, para retroalimentar o processo. 

2. Envolva e instrumentalize a liderança

Assim como em todas as empresas, a liderança tem um papel fundamental na gestão de uma academia, por meio da influência e estímulo para as transformações. Uma liderança comprometida e com habilidades de comunicação e empatia podem motivar a equipe, ajudar a melhorar a produtividade e atendimento ao cliente. Como consequência, os resultados tendem a ser muito melhores. 

Para isso, vale investir em processos, fóruns e rituais que instrumentalizem a liderança a atuar enquanto exemplo, conectando todos os colaboradores aos objetivos estratégicos da empresa, dando clareza e objetividade às mensagens e orientação ao caminho a ser seguido. 

3. Tenha metas claras e desafiadoras para a sua equipe

Conforme abordamos anteriormente, um planejamento estratégico envolve a criação de metas a serem atingidas pela empresa. E a dica aqui é envolver toda a equipe para que possam trabalhar juntos em busca dos melhores resultados, por meio de objetivos ambiciosos, mas factíveis. 

Uma boa sugestão é usar a metodologia de metas SMART, uma sigla em inglês que consiste na criação de objetivos específicos, mensuráveis, acessíveis, realistas e com prazos definidos. 

4. Implante a metodologia 5S

Falando em métodos que podem ajudar a melhorar os processos de uma academia, outra ótima dica, principalmente para organização e otimização de rotinas é a metodologia 5S. 

Ela consiste em ações que estimulam a disciplina, a segurança, a qualidade e a produtividade. São cinco orientações, com palavras traduzidas do japonês:

• Seiri (senso de utilização): descartar o que não é necessário.

• Seiton (senso de organização): classificar e organizar os itens nos seus lugares.

• Seiso (senso de limpeza): estimular a consciência da limpeza como responsabilidade de todos que habitam aquele ambiente.

• Seiketsu (senso de normalização): sistematizar atividades para manter a qualidade do atendimento.

• Shitsuke (senso de disciplina): incentivar movimentos para que todos saibam e cumpram os valores e ajudem a buscar os objetivos da empresa.

5. Promova a cultura de aprendizagem contínua

É interessante considerar que a gestão de uma empresa não é um processo estático – ele está sempre em desenvolvimento. Quanto mais as pessoas conhecem o cenário e como a academia funciona, mais clareza terão sobre o que é preciso para otimizar os processos e resultados. 

Por isso, promover treinamentos e incentivar o autoaprendizado entre os colaboradores tende a ser um dos mobilizadores de uma gestão cada vez mais eficiente. Para isso, uma boa dica é criar canais de comunicação constante com o público interno, pensando no desenvolvimento dessas pessoas – e, consequentemente, do negócio. 

6. Automatize processos 

Até aqui você já deve ter percebido que a gestão completa de uma academia não é um processo simples – mas fundamental para que cada área da empresa possa funcionar da forma esperada. 

A boa notícia é que existem diversas soluções no mercado disponíveis para automatizar os processos de uma academia, desde a gestão financeira, até o controle de alunos. Você pode pesquisar entre as opções, aquelas que fazem mais sentido para o seu negócio. 

No entanto, nada melhor do que ter a gestão completa da sua empresa em apenas um lugar, não é mesmo? Estamos falando do Tecnofit Gym: um sistema de gestão completa e personalizada para academias desenvolvido para proporcionar o controle fácil e prático. 

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Como manter os processos e rotinas administrativas de uma academia organizados?

Manter uma academia organizada também tem relação direta com a forma como é feita a sua gestão. Por isso, abaixo criamos um checklist para que você possa priorizar algumas rotinas que ajudem a melhorar os processos da sua academia. Confira:

• Estabelecer rotinas e procedimentos: consiste na criação de regras e orientações claras para cada uma das áreas de gestão de uma academia, como análise de resultados, rotinas de limpeza, feedback de colaboradores e atendimento ao cliente, por exemplo.

• Automatize todas as tarefas burocráticas e demoradas: isso fará com que você ganhe tempo para investir nas atividades estratégicas e tomadas de decisão que farão a sua empresa crescer de forma saudável e sustentável.

• Use um software de gestão: ele pode ajudar a manter os processos administrativos de uma academia organizados e ter insights sobre o desempenho da academia. Nossa dica aqui é o Tecnofit Gym!

• Faça registros e monitore o progresso: tenha todas as informações que você precisa em mãos, de forma organizada e classificada, para garantir que todas as áreas estão funcionando da forma correta. Evidencie nesses registros as fortalezas e aquilo que tem oportunidade de melhorar, para acompanhar a evolução.

• Faça auditorias internas: de tempos em tempos, busque investir tempo de qualidade para identificar questões a serem resolvidas e melhoradas nos processos de gestão da academia, para poder corrigi-las antes que possam causar impactos negativos no resultado da empresa.  

Conclusão

A gestão empresarial é coisa séria! E é a única forma para identificar problemas e planejar formas de melhorar os processos de uma academia, além de otimizar rotinas. 

Esperamos que as dicas possam contribuir com a criação de estratégias que façam sentido para o seu negócio. Para mais dicas sobre como potencializar os resultados da sua empresa fitness, continue acompanhando o Blog da Tecnofit!