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O sucesso não tem dia nem hora para acontecer, mas uma grade de horários para academia bem planejada tem. E é quase a mesma coisa! Neste artigo, preparamos um guia completo com dicas para que você possa planejar e estruturar uma grade horária que atenda às necessidades dos seus clientes e contribua com a melhor experiência possível. Continue acompanhando para saber mais.
Qual é a importância de uma grade de horários para academia bem planejada?
Otimização, equilíbrio, flexibilidade e a melhor experiência para os seus alunos. Em algumas palavras, conseguimos resumir a importância de planejar uma grade de horários eficiente para a sua academia. Com isso, sua empresa certamente sairá na frente dos seus concorrentes, garantindo mais comodidade e maior qualidade de atendimento.
Como fazer uma grade de horários para academia otimizando a experiência e retenção de alunos
Muito mais do que escolher um dia e horário para cada serviço, criar uma grade de horários para academia que otimize a experiência dos seus alunos e garanta a retenção, demanda uma série de etapas – envolvendo planejamento, análise de dados, feedbacks, e por aí vai.
A boa notícia é que listamos, abaixo, as principais estratégias para implementar no seu negócio e garantir excelentes resultados com a sua grade de horários. Vem saber mais!
Qual é a função de uma grade de horários na academia
Então, nada melhor do que começar entendendo para que serve uma grade de horários. E a resposta envolve organizar e ter controle sobre a distribuição das aulas, atividades, eventos e outros serviços oferecidos pela sua academia.
Benefícios de uma grade de horários para academia bem planejada
Com uma grade de horários bem planejada, você garante dados suficientes para conseguir otimizar os recursos, maximizar a capacidade de atendimento, evitar a sobrecarga de alunos e instrutores em determinados horários e planejar melhorias para o seu negócio.
Os benefícios dessa administração se estendem aos alunos, já que eles podem ter muito mais facilidade e conveniência para acessar os serviços, evitando horários superlotados e garantindo uma prática muito mais eficiente. Tudo isso contribui com melhores índices de satisfação e retenção!
Como a grade de horários influencia na ocupação das aulas
Por meio da visualização de uma grade de horários de academia é possível identificar espaços mal distribuídos, com aulas (e professores) subutilizadas. O contrário também acontece, quando percebemos que determinados períodos estão com uma procura muito maior do que a capacidade limite para garantir um bom atendimento.
Esse olhar, atrelado à análise de demanda e popularidade das aulas, permite reorganizar a grade, seja por meio de promoções, extensão de horários ou outras estratégias que ajudam a manter a qualidade da experiência do cliente.
Como monitorar a performance das aulas com a grade de horários
Alguns indicadores, como a taxa de ocupação, taxa de cancelamento ou absenteísmo, índice de satisfação e retenção de alunos são essenciais para avaliar a performance das aulas com base na grade horária de uma academia. Com base nesses dados e relatórios comparativos, é possível planejar mudanças e acompanhar a evolução, buscando resultados melhores.
Como evitar conflitos de horário e melhorar a retenção
Por meio da análise dos indicadores acima, combinados com uma distribuição inteligente de dias, horários e serviços – que considera, por exemplo, não agendar aulas muito populares nos mesmos dias ou considerar aulas complementares seguidas – é possível melhorar a conveniência e flexibilidade dos alunos. Isso evita que eles tenham que escolher entre uma aula ou outra e permite que passem mais tempo no seu estabelecimento, contribuindo com a retenção.
Fatores para se considerar ao definir os horários de aulas coletivas
No caso de aulas coletivas, além de criar uma grade flexível, é importante considerar o perfil e comportamento dos alunos, a fim de conectar clientes “parecidos” nos mesmos horários. Para isso, busque entender, além das informações básicas como idade, profissão e rotina, quais são as expectativas, objetivos e limitações dos seus clientes. A distribuição dos instrutores também pode levar em conta o perfil dos alunos, com um “match” perfeito que maximiza a satisfação.
A influência da alta temporada e dias festivos na configuração da grade de horários para academia
Se você acompanha o blog da Tecnofit já sabe que a gente sempre lembra por aqui: o universo fitness, em geral, impacta e é impactado pelas sazonalidades. E com a criação de grade de horários para academias não é diferente.
Na alta temporada ou períodos próximos aos eventos e festas, a tendência é que a procura por academias aumente significativamente. E a grade horária do seu estabelecimento precisa acompanhar essa demanda, já preparada para devidas adaptações considerando a sustentabilidade do negócio. O mesmo serve para épocas de baixa procura: com redução da escala de aulas, pensando na otimização de recursos, mas sem prejudicar os alunos fieis.
A importância da flexibilidade no planejamento da grade horária
A sazonalidade é um exemplo claro da importância da flexibilidade no planejamento da grade horária de um estabelecimento fitness. Além disso, outros fatores como lançamentos da concorrência, tendências fitness e até mesmo questões internas, como problemas no faturamento, podem impactar a organização dos horários.
Sendo assim, quanto mais informações você tiver para ativar a flexibilidade na adaptação dos horários das suas aulas e serviços, mais rápidas podem ser as mudanças e, consequentemente, os resultados.
Estratégias para criar uma grade de horários para academia eficiente
Todas as dicas compartilhadas até agora fazem parte da construção de diferentes estratégias para criar uma grade horária eficiente para a sua academia. No entanto, para que você tenha em mente o que não pode faltar nesse processo, criamos o check list abaixo:
- Considerar o perfil dos alunos e a demanda de consumo dos serviços da sua academia.
- Estudar a concorrência, novidades do setor e tendências fitness.
- Distribuir as modalidades e horários de forma flexível e dinâmica, para atender os diferentes objetivos e preferências dos seus alunos.
- Considerar horários de pico e identificar oportunidades de promoções e mensalidades diferenciadas em horários com baixa procura.
- Investir na gestão, mensuração e análise de dados para monitorar constantemente a ocupação das aulas e tomar decisões para melhorar a experiência.
- Planejar de acordo com a sazonalidade e datas festivas.
- Contratar e treinar instrutores de acordo com a grade de horários da academia.
- Manter uma comunicação clara e direta com os alunos, sem deixar dúvidas sobre possíveis mudanças de horários de academia.
Dicas para ajustar a grade de horários com base no feedback dos alunos
Além da sazonalidade, concorrência e tendências fitness, a opinião dos alunos também deve ser uma das prioridades para ajustar qualquer horário na grade da sua academia. Para isso, é importante que você crie sistemas estruturados de feedback, com pesquisas e conversas documentadas, além de testes de novos horários e modalidades, acompanhando a percepção dos seus clientes.
E lembre-se: toda e qualquer mudança deve ser comunicada, referenciando os pedidos dos seus alunos. Além de melhorar a experiência de consumo dos serviços, você evidencia a importância de ouvi-los na jornada de evolução do seu negócio, promovendo a confiança.
Ferramentas e sistemas para automatizar a criação de grade de horários de academia
Você não pode dizer que a gente não avisou: a criação de uma grade de horários para academia é uma tarefa complexa e demanda uma série de atividades. Mas a boa notícia é que tudo isso pode ser simplificado e automatizado por meio de um sistema de gestão!
Tecnofit: a solução ideal para gerenciar grade de horários de academia
Uma das principais funcionalidades do Tecnofit Gym é, justamente, a organização da sua agenda, visando muito mais eficiência na operação da sua academia.
Além de contribuir com a personalização, controle, experiência e resultados de uma grade de horários inteligente, a plataforma ainda permite o controle de comissionamento automatizado por valor ou porcentagem, a automatização de agendamentos únicos, recorrentes por número de sessões ou por data, considerando ou não feriados e a inclusão de observações para melhor experiência do usuário.
Passo a passo para configurar grade de horários de academia no sistema Tecnofit
A gestão da sua academia começa com seis primeiros passos, para que o sistema possa trabalhar por você: cadastro de funcionários, contas bancárias, formas de recebimento, agendas de turma, contratos e cadastro de alunos, conversão e venda.
Alguns detalhes são específicos para diferentes tipos de academia, os quais você pode conferir na página de suporte da Tecnofit. E tem mais: também é possível fazer um teste gratuito na plataforma e comprovar essa e todas as outras funcionalidades do Tecnofit Gym!
Exemplos práticos de grade de horário para diferentes tipos de academia
Agora que a gente já te contou uma série de dicas para definir e otimizar a grade de horários da sua academia, como prometemos, chegou a hora de conferir alguns exemplos práticos de como pode funcionar essa distribuição em diferentes tipos de negócio:
Academia tradicional, com foco em musculação e aulas coletivas
Como a musculação é o carro-chefe do negócio, ela deve estar disponível a qualquer horário do dia, com acesso ilimitado – considerando mais professores em sala nos horários de pico, de manhã e no final da tarde.
No caso das aulas coletivas, são consideradas modalidades complementares aos objetivos mais comuns dos clientes, com atividades aeróbicas, como dança, spinning ou zumba. Os horários dessas aulas são combinados com os horários de pico da musculação, criando oportunidades para que os alunos permaneçam mais tempo no estabelecimento.
Academia de treinamento funcional, com foco na alta intensidade
Uma grade projetada para alunos que buscam desafios voltados para o condicionamento físico, força e resistência. Por conta da complexidade da modalidade, além de considerar a demanda, os horários são divididos em nível de capacidade dos alunos.
Aulas de alongamento, mobilidade e exercícios aeróbicos são disponibilizados em espaços de tempo mais curtos, principalmente nos horários com maior intensidade, contribuindo com o cuidado e segurança dos atletas na prevenção de lesões e otimização do desempenho.
Academia com foco em bem-estar e saúde mental
No caso desse tipo de academia, as modalidades oferecidas envolvem exercícios físicos e atividades terapêuticas, como yoga, pilates e meditação. O principal ponto a ser considerado para distribuir os horários é, justamente, o dia a dia dos praticantes, que buscam o exercício como uma válvula de escape para equilibrar a rotina e o estresse cotidiano.
Sendo assim, as aulas devem ser priorizadas no começo ou final do dia, em que além da disponibilidade, há a procura por atividades de baixo impacto.
Conclusão: a importância de investir em uma boa gestão de horários para o sucesso da sua academia
Como foi possível perceber com esse artigo, a criação (e sustentação) de uma grade de horários para a sua academia impacta diretamente no sucesso do negócio. Além de promover conveniência e flexibilidade para os alunos, ajuda a otimizar recursos e maximizar a eficiência operacional.
Esperamos que todas essas dicas contribuam com o seu novo planejamento de grade horária. E lembre-se de considerar o uso de uma plataforma personalizada de gestão, como o Tecnofit Gym, para potencializar os resultados das estratégias escolhidas!
