Controle financeiro de academias: o que é e como elaborar?

Independentemente do motivo pelo qual uma pessoa decide abrir uma empresa, para que ela dê certo, é preciso que seja lucrativa – quando a receita supera os gastos. E para garantir a saúde financeira, é imprescindível investir no seu gerenciamento. Pensando nisso, trouxemos, neste artigo, informações e dicas importantes sobre como fazer o controle financeiro de academias. Tenha uma ótima leitura!

O que é controle financeiro de academia?

O controle financeiro de uma empresa consiste em todos os esforços investidos para gerenciar as movimentações dos recursos do negócio, como registro, análise e monitoramento.

A partir do controle financeiro de academias é possível identificar oportunidades e tomar decisões estratégicas, principalmente relacionadas a cortes de custos ou investimentos, a fim de estimular o crescimento da empresa. 

Por meio do controle financeiro de academias também é possível fazer projeções e acompanhar indicadores, como faturamento, margem de lucro e rentabilidade. E, com base nisso, identificar objetivos e criar estratégias para alcançá-los. 

Por que o controle financeiro de academias é importante?

A tomada de decisão por meio de dados estratégicos já não é mais uma novidade entre as empresas. No entanto, organizações que têm processos de gestão financeira estabelecidos tendem a ter vantagem competitiva no mercado. 

Ainda mais quando contam com sistemas personalizados de controle financeiro de academia, como é o caso do Tecnofit Gym. Com ele, é possível acompanhar todas as movimentações financeiras da empresa, além de ter opções de pagamento e cobrança de planos por recorrência, entre outras tantas funcionalidades. 

É fácil de operacionalizar, seguro, intuitivo e ajuda a economizar tempo para que os responsáveis pela gestão do negócio invistam em horas estratégicas. E você pode fazer um teste gratuito agora mesmo. 

Considerando esse cenário, listamos abaixo mais algumas vantagens do controle financeiro de academias. Conheça:

Economia

Por meio da gestão financeira da academia é possível ter clareza sobre a situação do negócio, permitindo planejamentos assertivos e mapeamento de gastos. Dessa forma, fica muito mais fácil identificar oportunidades de redução ou cortes de custos e despesas. 

Organização

Gestão é organização! Com planilhas separadas, notas fiscais espalhadas e falta de controle sobre os recursos do negócio é impossível ter clara noção da saúde financeira da academia. 

Os processos financeiros costumam ser minuciosos, com datas corretas para serem realizados, vencimentos e obrigações, fórmulas e números com várias casas decimais. A organização é primordial para garantir que tudo ocorra da forma correta e evitar surpresas negativas. 

Previsibilidade

A partir do controle financeiro é possível fazer projeções de caixa em diferentes cenários. Isso, em um mercado que costuma ser volátil e sazonal como o de academias, pode ser a garantia para a manutenção da empresa mesmo em momentos de baixa receita. 

Quais são os 5 passos para o controle financeiro?

Agora que você já sabe a importância de um bom controle financeiro de academias, que tal planejar esse processo da melhor forma possível? Preparamos cinco dicas importantes para começar. Confira:

1. Separe as finanças pessoais das empresariais

Apesar de parecer óbvio, esse erro é comum, ainda mais em pequenas empresas. Muitas academias fecham porque os gestores não conseguem manter a saúde financeira da empresa por conta dessa confusão. Sendo assim, é importante deixar tudo separado, para que no fim das contas saber onde os recursos estão sendo utilizados e saber se a sua academia está dando lucro ou prejuízo.

E, em relação aos recursos pessoais, o ideal é definir um pró-labore e cuidar das entradas e saídas da academia. Mesmo se você for o dono do estabelecimento.

2. Conheça os custos totais do seu negócio

Você investiu em equipamentos, pessoas e estrutura. Sabe qual é o custo mensal disso tudo? Está considerando os custos de depreciação das máquinas? Se não, coloque tudo no sistema de gestão.

Mapear todos esses custos mostra que, além da estrutura, você ainda pode ter gastos com manutenção, encargos trabalhistas, impostos e assim por diante. Até o sistema de gestão e o seu pró-labore entram no seu plano de contas como custos.

É necessário saber quanto custa manter sua estrutura de pé para que no fim do mês você não pense que está pagando para trabalhar.

3. Procure o ponto de equilíbrio – e invista na sua manutenção

Se você sabe qual é o custo mensal para manter sua estrutura funcionando por mês, sabe também qual o mínimo de receita que sua academia precisa arrecadar.

Quando custo e receita se igualam, chegamos ao ponto de equilíbrio. Quando a receita é superior aos custos, sua academia está gerando lucro. Se o custo é maior que a receita, está no prejuízo.

4. Existem períodos de alta e baixa

O começo do ano costuma ser ótimo período para as academias. No entanto, a tendência é que, com os meses mais frios, os alunos deixem de frequentar o local – o que pode impactar no volume da receita. Dessa forma, é fundamental manter o capital de giro ativo, uma reserva suficiente para cobrir os períodos de baixa. 

Também é interessante planejar cenários em que a receita é muito maior do que os custos, criando estratégias para potencializar o faturamento, campanhas de atração e fidelização de clientes e, até mesmo, propostas de expansão – se fizer sentido para o seu negócio. 

5. Fique de olho nos seus indicadores financeiros

Acompanhar os indicadores financeiros faz parte da rotina de gestão. E garantir que eles estejam dentro ou acima do esperado certamente vai ajudar a manter a saúde financeira da sua academia. Os principais indicadores a serem controlados são:

• Faturamento: mostra quando o recurso será faturado, assim você se planeja para o mês com algum compromisso. Significa dinheiro na conta.
• Inadimplência: afeta diretamente a entrada de receita. Para que tenha o menor número possível de alunos inadimplentes é necessário ter várias formas de recebimento. 
• Ticket médio: é o quanto, em média, seus clientes pagam por seu serviço. Ou seja, o total vendido dividido pelo número de clientes.
• Custo de aquisição por cliente (CAC): indica o valor investido para atrair novos alunos. 
• Renovação e cancelamento: quanto de seus alunos estão renovando ou cancelando planos mensalmente? Isso tudo impacta na receita.
• Retorno sobre investimento (ROI): indica o retorno de um investimento em determinado período, para identificar se foi ou será vantajoso. 
• Payback: representa o tempo que demora para que o lucro líquido de um investimento seja igualado ao valor aportado. Ajuda a entender o prazo para recuperação do montante destinado. 
• Lucratividade: é a soma dos valores recebidos após descontar todos os custos. 
• Nível de endividamento: indica os recursos externos que a academia precisa para manter o seu funcionamento, como os empréstimos, por exemplo. 

Como elaborar um controle financeiro para academia?

Além das dicas práticas sobre como fazer um bom controle financeiro de academia, listamos abaixo mais algumas orientações que podem fazer toda a diferença para manter a saúde financeira do negócio. Avalie para incluir no seu planejamento:

Faça um diagnóstico da situação atual

Conhecer o cenário atual é o primeiro passo para construir um caminho a seguir. Para isso, é interessante avaliar questões como: faturamento médio, patrimônio da academia, custos e despesas fixas e variáveis, fluxo de caixa, dívidas, entre outros. 

Depois de identificar e classificar todas as entradas e saídas de recursos da academia, será muito mais fácil identificar oportunidades de melhoria no orçamento, garantindo a criação de um planejamento consistente para alcançar todos os objetivos. 

E, a partir disso, cabe um acompanhamento constante para garantir se o plano está sendo realizado da forma como deveria ou se existe a necessidade da mudança de rotas. 

Identifique os investimentos necessários

Conforme citado anteriormente, o controle financeiro permite a identificação de investimentos necessários para o crescimento da empresa, com a finalidade de melhorar os serviços oferecidos, aumentar a estrutura ou promover diferenciais para os clientes. 

Algumas possibilidades de investimento em academias são: contratação ou treinamento dos profissionais; contratação de sistemas de gestão; troca, manutenção ou aquisição de equipamentos e acessórios; campanhas de marketing e divulgação da empresa; reformas ou compra de mobiliários; aquisição de equipamentos para a administração da empresa, como computadores ou celulares, por exemplo; entre outras. 

A dica aqui é identificar, classificar e priorizar os investimentos, criando estratégias para que a lucratividade da academia concretize as necessidades. 

Analise as projeções de ganhos e despesas

Como você já sabe, a previsibilidade é uma das grandes vantagens do controle financeiro de academias. Dessa forma, a sugestão é aproveitar os dados fornecidos pela gestão para visualizar e acompanhar tendências financeiras para os diferentes períodos da empresa. 

Além de entender se as entradas financeiras serão suficientes para cobrir todos os gastos durante o ano inteiro, é interessante projetar os possíveis investimentos em momentos de alta de receitas. 

Qual o melhor programa de controle financeiro para academias?

O melhor sistema de controle financeiro de academia é aquele que se encaixa perfeitamente com as necessidades do seu negócio: personalizado, simples, intuitivo e prático. Estamos falando do Tecnofit Gym! 

Por meio dele é possível fazer a gestão completa da empresa na palma da mão. Além disso, com o Sistema Tecnofit é possível acompanhar a média de clientes ativos, o faturamento total, as movimentações financeiras (contas a pagar, contas a receber, saldo, fluxo de caixa), metas de contratos, número de cancelados e alunos via Gympass. 

Acesse a página do Tecnofit Gym para conferir os planos, preços e outras vantagens desse sistema. 

Conclusão

Como foi possível perceber a partir desse artigo, o controle financeiro de academias não é um processo simples, mas extremamente necessário. É a única forma de garantir a saúde financeira da empresa e prever o seu crescimento. 

A boa notícia é que a gestão pode ser automatizada e simplificada a partir de um sistema de gestão simples e personalizado, que certamente vai contribuir com resultados surpreendentes para a sua academia.