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Equipamentos, aluguel, salário dos profissionais, manutenção, alunos… pera aí, alunos? Sim, antes mesmo de ser a principal fonte de receita de um estabelecimento, conquistar um novo aluno, manter e fidelizar um já existente, pode envolver um certo custo. O que significa que uma das principais habilidades para garantir o sucesso desse negócio é saber como calcular o custo por aluno em uma academia. A boa notícia é que a gente te conta tudo sobre isso.
Por que é importante calcular o custo por aluno em uma academia?
Nem todos os alunos serão entregues “de bandeja” para a sua academia. Às vezes será necessário investir em ações para conquistá-los, como campanhas de marketing, promoções, pacotes especiais, aulas gratuitas, e por aí vai. Para fidelizar seus clientes, a lógica é a mesma.
Sendo assim, saber como calcular o custo por aluno em uma academia significa saber avaliar a viabilidade e rentabilidade de cada cliente, para conseguir tomar decisões a respeito de cada um desses investimentos. Também ajuda a entender se os valores praticados para cada serviço do estabelecimento cobrem os custos fixos e variáveis e garantem lucratividade para o negócio.
Além disso, o custo por aluno em uma academia permite melhorar a gestão financeira, ao oferecer serviços diferenciados sem comprometer a performance econômica.
Como calcular o custo por aluno em uma academia?
Agora que você sabe a importância de saber como calcular o custo por aluno em uma academia, é hora de entender, na prática, o que é necessário para medir e tomar decisões com base nesse indicador. Aproveite cada uma das dicas abaixo:
Definindo o custo por aluno: o que considerar
Conforme explicado acima, o custo por aluno é usado para entender, de forma resumida, os dois principais pontos: a viabilidade financeira – ou seja, se o preço do serviço cobre os custos fixos e variáveis do negócio, garantindo a lucratividade; e o valor determinado para conquistar um novo aluno, o que chamamos de CAC, Custo para Avaliação de Clientes.
No primeiro caso, os principais fatores a serem considerados são, exatamente, a soma dos custos fixos e variáveis e o valor médio da receita obtida por cada aluno. E, para calcular o CAC, deve-se avaliar todos os gastos e investimentos para conquistar um novo cliente em determinado período de tempo, versus a quantidade de novos contratos.
Passo a passo para calcular o custo por aluno em uma academia
O cálculo do custo por aluno em uma academia demanda cinco principais passos, conforme listamos abaixo:
- Listar e somar todos os custos fixos: aluguel, salários dos profissionais e manutenção de equipamentos, por exemplo.
- Listar e somar todos os custos variáveis: marketing, comissão de vendedores, eventos, materiais de consumo, entre outros.
- Identificar todos os custos de operação durante determinado período: que consiste na soma dos dois primeiros passos.
- Listar e somar o volume de alunos durante o mesmo período: considerando os alunos ativos, matriculados e com frequência regular.
- Encontrar o custo por aluno: que significa dividir o custo total pelo número de alunos.
E como saber se esse indicador é bom ou ruim? Basta entender se o custo por aluno consegue cobrir todos os custos operacionais e ainda garantir lucro, sem prejudicar a experiência e qualidade do atendimento.
Identificação dos custos fixos e variáveis
Conforme explicamos acima, saber como calcular o custo por aluno na academia envolve identificar os custos fixos e variáveis do estabelecimento. A gente te explica a diferença entre esses dois indicadores:
- Custos fixos: são aqueles que não mudam de acordo com a quantidade de alunos no local, como aluguel, impostos, segurança, licença, seguros, um sistema de gestão, entre outros.
- Custos variáveis: são os gastos que, por sua vez, podem aumentar ou diminuir de acordo com a quantidade de alunos, como a comissão de venda, o investimento em marketing, eventos, workshops, entre outros.
Cálculo do custo total por aluno
A fórmula para calcular o custo total por aluno de uma academia é: soma de todos os custos operacionais / quantidade de alunos em determinado período.
Esse número é fundamental para avaliar se o modelo de negócio está equilibrado. E conhecê-lo pode ajudar a identificar possíveis mudanças, seja na precificação ou na otimização de custos operacionais, por exemplo.
Como o custo por aluno impacta na precificação de serviços?
Ao fazer o cálculo do custo por aluno de uma academia, se perceber que o valor final não é suficiente para cobrir todos os gastos operacionais e garantir a margem de lucro, é importante planejar algumas mudanças estratégicas, que envolvem basicamente: otimizar os custos ou aumentar a precificação dos serviços.
E como essa mudança não é tão simples, muito provavelmente você vai precisar investir em um estudo de mercado, para entender os valores praticados pelos concorrentes e os preços que o seu público-alvo está disposto a pagar pelos serviços de uma academia. Com isso, será possível fazer as devidas mudanças sem prejudicar a atratividade dos alunos e a rentabilidade da empresa.
Planejamento orçamentário com o custo por aluno
O custo por aluno de uma academia também é um indicador fundamental para o planejamento orçamentário desse tipo de negócio – que implica no processo de identificar, prever, organizar e controlar o fluxo de caixa para garantir a sustentabilidade financeira e atingimento de metas.
Sendo assim, não é um número para ser calculado apenas no momento de definição de precificação, mas ao longo de toda a gestão financeira do negócio, assegurando que a academia tenha espaço para crescer sem comprometer o equilíbrio financeiro.
O papel do custo por aluno na sustentabilidade da academia
E falando em crescimento sustentável, essa prática consiste em permitir que uma empresa maximize seus resultados de uma forma equilibrada, sem impactar na qualidade de serviço ou na saúde financeira. A sustentabilidade considera tanto a captação de novos alunos, quanto o controle eficiente dos custos, incluindo o custo de um aluno.
Sendo assim, o papel desse indicador é justamente entender se os preços cobrados permitem que a academia possa crescer, mantendo uma operação eficiente e a excelência do atendimento. Isso é possível por meio de uma gestão detalhada e personalizada.
Exemplo prático de cálculo do custo por aluno
Neste artigo, a gente já te mostrou a fórmula para saber como calcular o custo por aluno na sua academia. Mas, agora, trouxemos um exemplo prático para tornar esse entendimento ainda mais fácil.
Vamos considerar que, durante o mês de janeiro de 2025, uma academia identificou a soma de todos os custos fixos mensais de R$ 12 mil; e a soma de todos os custos variáveis ficou em R$ 6 mil. Durante esse mês, o estabelecimento contou com 100 alunos ativos. A conta fica assim:
Custo por aluno = R$ 12.000 + R$ 6.000 / 100
Custo por aluno = R$ 18.000 / 100
Custo por aluno = R$ 180
Isso significa que cada aluno custa em média R$ 180 por mês para a academia.
Ferramentas para apoiar o cálculo do custo por aluno
Por mais que a lógica de como calcular o custo por aluno na sua academia não pareça difícil, à medida que o negócio cresce, que novos alunos são conquistados e que outros deixam a academia, além da mudança constante dos custos operacionais, garantir a assertividade desse cálculo pode se tornar um processo mais complexo.
A boa notícia é que você pode contar com um sistema de gestão completo e personalizado que, além de automatizar os dados para o cálculo do custo por aluno todos os meses, ainda gera relatórios e insights personalizados para contribuir com a tomada de decisão estratégica.
Estamos falando do Tecnofit Gym, uma excelente solução para a sua academia, que já ajudou a mudar a forma como mais de 16 mil empresas fazem a gestão do seu negócio. Faça um teste gratuito agora mesmo e comprove todas as funcionalidades dessa plataforma!
Monitoramento e atualização dos cálculos de custo por aluno
Conforme acabamos de abordar neste artigo, a tendência é que os dados de referência do cálculo de custo de aluno de academia mudem mês a mês. Isso reforça a importância do monitoramento constante e automatizado desse indicador, sempre alinhados com a realidade do seu negócio.
Negligenciar a atualização do cálculo pode fazer com que sua academia tenha problemas financeiros e surpresas indesejadas que prejudicam a sustentabilidade da empresa.
Como usar o custo por aluno para identificar oportunidades
Até aqui batemos na tecla da importância de saber como calcular o custo por aluno na sua academia para garantir que está tudo certo com a rentabilidade do negócio. Mas a verdade é que esse indicador também ajuda a identificar oportunidades de crescimento para a empresa.
Com o cálculo, além de perceber possíveis otimizações de custos operacionais, você pode identificar áreas para melhoria da eficiência, garantindo ainda mais valor para os serviços prestados. O cálculo também permite entender onde e quando aumentar a receita ao oferecer novos serviços ou investir em estratégias para conquistar novos alunos e aumentar a rentabilidade.
Dicas para manter os custos por aluno controlados
A principal dica para controlar o custo por alunos de uma academia é investir em uma gestão eficiente! Por meio dessa prática, é possível buscar a eficiência operacional, com otimização de cursos, redução de desperdícios, preços mais vantajosos (sem perder a competitividade), além de regular as estratégias de marketing para aquisição de novos clientes.
E, para tornar esse processo ainda mais fácil e assertivo, recomendamos contar com especialistas no assunto, como provedores de sistemas personalizados, como o da Tecnofit.
Conclusão: o impacto positivo do cálculo do custo por aluno na academia
Como você pode perceber com esse artigo, o custo por aluno na academia impacta diretamente no sucesso desse tipo de estabelecimento. E saber como calcular e monitorar esse indicador é um passo essencial na gestão estratégica, garantindo o controle da operação desse tipo de negócio.
A longo prazo, o cálculo do custo por aluno contribui com o crescimento sustentável, possibilitando investimentos para melhorar a experiência dos clientes e na maximização de resultados positivos.
