Gestão de academia: como fazer, quais os desafios e tendências?

O Brasil é o segundo colocado na quantidade de academias no mundo, ficando atrás apenas dos Estados Unidos. Com tanta concorrência, liderar uma empresa nesse segmento é uma tarefa árdua. Por isso, neste texto, vamos mostrar o caminho das pedras para uma gestão de academia assertiva e eficiente.

Existem alguns pilares que devem ser atingidos para que o seu negócio fitness seja alavancado ao sucesso. Eles vão desde um atendimento de qualidade, até um software de gestão de academia capaz de suprir todas as suas necessidades. Continue acompanhando este artigo para saber mais!

O que é gestão de academia?

A gestão de academia é a implementação de processos que mantêm o negócio em funcionamento. Em outras palavras, consiste em estabelecer meios de controle do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, relatórios, firmar metas a curto, médio e longo prazo, entre outras atividades.

Gestão de academia: por que é importante?

Seja qual for o motivo pelo qual um empreendedor decide abrir uma empresa, o resultado esperado é sempre o mesmo: a geração de lucros! E, para garantir esse objetivo, um dos segredos é acompanhar o andamento do negócio e definir planos estratégicos visando o crescimento. Em outras palavras, fazer a gestão da academia.

Essa prática permite que os gestores entendam a atuação de cada uma das áreas, acompanhem os KPIs e métricas definidas para avaliar a performance, façam o controle dos gastos e receitas, e tenham uma visão geral sobre o cenário e a saúde financeira da empresa.

É só por meio dessa gestão de academia que os gestores conseguem ter informações claras e suficientes para prever melhorias que potencializam os resultados do negócio.

Além disso, uma boa gestão de academia garante mitigar riscos e resolver problemas antecipadamente, evitando prejuízos para a empresa.

Como funciona a gestão de uma academia?

A gestão de academia funciona de diferentes formas para cada tipo de negócio, com variáveis que mudam de acordo com o tamanho, serviços oferecidos e objetivos da empresa.

No entanto, existe uma série de atividades e responsabilidades que buscam garantir um bom funcionamento e atendimento aos clientes, que configuram a gestão de academia na maioria dos casos. São elas:

Definição de um planejamento estratégico: envolve a criação de um propósito, visão, valores e objetivo a ser cumprido a curto, médio e longo prazo – além das principais atividades a serem realizadas para alcançar essas metas. Para o planejamento, também é recomendado realizar um estudo de mercado e das necessidades do público-alvo.
Gerenciamento das operações: tudo aquilo que deve ser administrado para o bom funcionamento da academia, como o atendimento aos clientes, planejamento de aulas e treinos, manutenção de equipamentos e infraestrutura, contratação de sistemas e tecnologias, entre outros.
Gestão de marketing e vendas: são as estratégias e táticas responsáveis por atrair e fidelizar alunos, por meio de canais tradicionais ou mídias digitais. Como nem sempre essa disciplina faz parte da experiência de um gestor de academia, é possível terceirizar a prática.
Controle financeiro: contempla todas as atividades relacionadas ao planejamento financeiro e orçamentário da academia, como monitoramento do fluxo de caixa, definição de preços e pacotes, investimentos e redução de custos operacionais, por exemplo.
Gestão de recursos humanos: envolve um dos maiores custos da academia, as pessoas! Essas atividades consideram a contratação, treinamento e engajamento dos profissionais, para que eles possam atuar como promotores do posicionamento e imagem da marca, envolvendo e mobilizando os alunos na prática de exercícios.
Questões legais e regulatórias: para que uma academia funcione adequadamente, há uma série de funções legais que devem ser garantidas pelos gestores – desde licenças, certificações, seguros, entre outros. Caso o gestor não tenha habilidade com essas questões, também é importante pensar em investir na contratação de parceiros.

Quais as funções de um gerente de academia? O que o gerente de academia faz?

Em alguns locais, todas as funções acima podem ser responsabilidade do proprietário ou do principal gestor do negócio. Em outros, a gestão da academia é dividida em setores, para segmentar e profissionalizar a administração. Mas o que não muda é que essas atividades devem ser voltadas para um bom funcionamento da academia e experiência do aluno.

Dessa forma, os gestores ou gerentes de academia também podem ter funções diferentes, de acordo com o tipo de negócio. Em geral, esse profissional é responsável pela organização e coordenação das operações, orquestrando as atividades de forma eficiente, para garantir o melhor atendimento aos alunos.

A função da gestão, em geral, também envolve a supervisão de um time, orientando e estimulando as responsabilidades de cada um da melhor forma possível. O gerente também pode ser a pessoa que administra as questões financeiras, desenvolve estratégias de melhoria e contrata e garante a efetividade de parceiros e fornecedores.

Como fazer uma boa gestão de academia?

Depois de todos esses tópicos abordados, é normal se perguntar: “como fazer uma boa gestão de academia?” Tudo vai depender da sua necessidade e é claro, do momento do seu negócio.

Se sua empresa estiver se expandindo, por exemplo, é preciso implementar processos que automatizam sua rotina e te ajudam a impulsionar suas vendas.

Estratégias são moldadas de acordo com o tempo. Contudo, para conseguir chegar em um cenário favorável, é recomendado seguir alguns pilares de gestão. Confira quais são eles.

Planejamento estratégico

O primeiro ponto a ser considerado para a condução de uma gestão assertiva é o planejamento estratégico. Antes de começar a implementar suas ações, pare e reflita: qual é a viabilidade? Quanto vai custar? Quais os benefícios para minha academia?

Toda empresa de sucesso precisa desenhar um estruturar uma estratégia de negócio para medir seus resultados. No decorrer do tempo, as ações poderão ser adaptadas dependendo do ganho obtido.

Gestão financeira

Não dá pra falar em gestão de academia eficiente sem mencionar uma boa gestão financeira, certo? Por isso, o controle de despesas é indispensável em qualquer fase da sua academia. Se ela foi inaugurada recentemente e você ainda não têm o hábito de monitorar suas finanças com detalhes, saiba que isso precisa ser feito diariamente!

Esteja sempre atento ao seu fluxo de caixa para definir suas prioridades. Assim, fica mais fácil saber em qual momento do mês você poderá investir na contratação de mais pessoas ou na compra de novos equipamentos, por exemplo.

Ações de marketing

Fazer a gestão de academia passa por saber criar e analisar ações de marketing. Em muitos casos, o próprio gestor é o responsável por desenhar as estratégias de marketing do negócio.

Sendo assim, para realizar uma gestão de academia mais eficaz, é imprescindível que o gestor entenda o seu público, assim como os seus hábitos de consumo, o que pode variar de acordo com a região.

Por exemplo, esses hábitos podem variar de cidade para cidade, estado para estado. No entanto, estratégias como o marketing de guerrilha e o marketing de relacionamento podem ser úteis.

Gestão de pessoas

Gestão de pessoas e produtividade andam lado a lado! Ou seja, o sucesso de uma academia passa, diretamente, pela eficiência do time que nela atua. Por exemplo, recepcionistas e professores estão alinhados? Os professores sabem todos os seus afazeres ao longo de um dia? O gestor tem facilidade em encontrar dados?

Nesse caso, o ideal é que o negócio conte um sistema de gestão para academias. Esse software vai ser responsável por unir todas as rotinas da empresa em um único lugar.

Por exemplo, a equipe de vendas vai poder acompanhar as comissões através do sistema. Assim como o gestor vai poder ficar sempre olhando como estão as vendas, as conversões, se as etapas de follow-up estão sendo seguidas, etc.

Além disso, esse sistema vai auxiliar os professores a acompanharem todos os horários de aulas e os alunos que estão fazendo check-in nessas aulas. O Sistema Tecnofit, por exemplo, faz tudo isso por meio de soluções ágeis, intuitivas e com melhor custo benefício do Brasil.

Automatizar processos

Ainda falando de produtividade, um programa para gerenciamento de academia vai ser capaz de automatizar uma série de processos que, do jeito tradicional, levam horas para serem feitos.

O controle financeiro, por exemplo, poderá ser feito com poucos cliques. Além disso, o gestor vai ter acesso a uma série de gráficos que vão mostrar para qual caminho a academia está indo.

A emissão de listas para entrar em contato com alunos também pode ser automatizada. Por exemplo, criando filtros para buscar alunos que estão sem treinar a X dias. Dessa forma, é possível usar a ferramenta de CRM para criar uma comunicação para esses alunos e tentar motivá-los a voltar aos treinos.

Controle de acesso dos alunos e funcionários

Fazer uma boa gestão de academia também envolve garantir a segurança patrimonial e das pessoas que frequentam o local – de longe, o atributo com maior importância para o negócio. Sendo assim, é imprescindível contratar ferramentas – como as catracas, por exemplo – para fazer o controle de acesso dos alunos e profissionais.

E além da segurança, esses dispositivos são capazes de proporcionar dados estratégicos de acesso que podem ajudar na tomada de decisão estratégica para o negócio – seja em relação à fidelização dos alunos ou até mesmo controle de pagamentos, por exemplo.

Fidelização de clientes

Tão importante quanto (ou até mais) atrair novos clientes, é fidelizar aqueles que já estão na casa. A fidelização normalmente tem um investimento e esforço menor – por isso é um processo tão precioso para boa parte das empresas.

Em academias, é comum encontrarmos alunos que, pelos mais diferentes motivos, desistem dos treinos – um cenário que pode impactar negativamente na previsão da receita da empresa. Então, além de investir constantemente na estrutura, qualidade e ações de fidelização dos alunos, é importante incluir essa prática na gestão da academia.

Uma boa dica para incluir no gerenciamento é promover planos de pagamentos recorrentes. Se fizer sentido para a sua empresa, vale entender se o próprio sistema de gestão contempla a automatização dos planos recorrentes, para otimizar seus processos.

Se preparar para sazonalidades

Conforme citamos anteriormente, quem deseja abrir um negócio fitness está sujeito a lidar com a sazonalidade, por ser um perfil de serviço em que muitas pessoas acabam desistindo e ao mesmo tempo procurando em determinadas épocas do ano, como nos meses anteriores ao verão.

Além de investir em ações que promovam a importância de frequentar a academia durante o ano todo, a gestão deve considerar que os bons momentos devem suportar os espaços de tempo mais vazio, com as devidas previsões e programações. Dessa forma, a empresa conseguirá se manter firme em todo o momento.

Quais os tipos de rotinas administrativas realizadas em academia?

Conforme abordamos anteriormente, os tipos de rotinas administrativas em academia podem variar de acordo com o tamanho da empresa, tempo de negócio no mercado, segmento e necessidades.

Ainda existem academias que fazem uma rotina de gestão manual, ou seja: controlam suas despesas e faturamento a partir de planilhas, fazem fichas de treinos impressas e seguem um modelo mais “engessado”.

Por outro lado, existem unidades que preferem automatizar suas operações. Seja por falta de tempo ou por quererem aproveitar a onda tecnológica, essas academias simplesmente deixaram de executar trabalho manual. Gestores desse tipo contam com sistemas de gestão elaborados especificamente para a gestão de negócios fitness.

Para que você possa decidir qual formato de gestão de academia pretende seguir com o seu negócio, vale a pena entender quais são os tipos de rotinas administrativas incluídas nesse processo. Algumas delas são:

Gestão das finanças: fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, controle de faturamento, manutenção ou compra de equipamentos, ticket médio, compra de suprimentos e acessórios, impostos, entre outros.
Controle de acesso de profissionais e alunos.
Gerenciamento de mensalidades e planos, com controle de pagamentos recorrentes e inadimplência.
Gestão do calendário e agenda das aulas.
Capacitação e retenção dos profissionais da academia.
Controle de alunos durante os períodos de sazonalidade.
Disponibilização de treinos e atividades personalizados.

O que é falta de gestão de academia?

A falta de gestão em uma academia é a ausência de estratégias, processos defasados e desorganizados. Geralmente, as consequências dos erros de gestão ocasiona excesso de despesas, dificuldade de relacionamento com alunos e falta de aprimoramento do serviço prestado, por exemplo. Situações como essa podem fazer com que a academia encerre suas atividades antes mesmo de ganhar nome no mercado.

Para não correr esse risco, separamos alguns “inimigos” da gestão. Essas práticas precisam ser combatidas por gestores que almejam o crescimento de seus negócios. Saiba a seguir:

Não buscar por conhecimentos de gestão

Não importa qual segmento você está inserido, um bom empreendedor precisa manter-se constantemente atualizado nas tendências de gestão, liderança e conceitos de mercado. Com isso, terá mais facilidade para aplicar soluções em sua academia e, assim, quebrar as barreiras que o impedem de ter uma gestão assertiva e eficiente.

Nem sempre é preciso investir muito dinheiro em cursos sobre gestão. Há diversas instituições que oferecem materiais gratuitos sobre o assunto. Basta pesquisar! Opte por conteúdos que foquem nas suas principais dores. Eles vão te ajudar a ter uma visão mais esclarecida sobre esses assuntos.

Não investir em diferenciais

Que existem milhares de academias espalhadas pelo país, você já sabe. Mas como se destacar frente à concorrência? O investimento em diferenciais não é e nem deve ser só uma tática de marketing. Um diferencial na forma de fazer gestão, por exemplo, garante uma grande vantagem competitiva ao seu empreendimento.

Pense: se você consegue puxar relatórios automatizados, tem rápido controle do seu histórico financeiro e ainda consegue garantir tempo para aprimorar e trazer atividades diferenciadas para sua academia, é muito provável que isso vai te colocar bem na frente dos concorrentes.

Por isso, pense naquilo que você pode fazer de diferente! Avalie quais são as estratégias dos seus concorrentes e descubra o que você pode fazer de melhor!

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Não ter planejamento

Qualquer empresa precisa de um planejamento estratégico para alcançar bons resultados. Por esse motivo, é primordial estabelecer objetivos e definir ações para atingi-los. Um dos erros mais cruciais no que diz respeito à gestão de academias é não estruturar um planejamento.

É importante lembrar que um plano precisa ser flexível, já que o cenário no mundo de negócios está em constante mudança e evolução.

Negligenciar o relacionamento com o cliente

O relacionamento com o cliente é um dos pontos mais importantes para uma gestão eficiente. Se você, como gestor, não sabe das necessidades dos seus alunos, dificilmente saberá quais serviços deve implantar ou aprimorar em sua academia.

Um bom relacionamento com o cliente garante fidelização e até mesmo indicação de novos alunos. Se você deseja ter bons resultados em sua forma de fazer gestão, busque uma relação mais próxima com pessoas que já frequentam sua academia.

Não ter uma gestão financeira eficiente

A gestão financeira da academia é determinante para o sucesso do seu negócio. Ou seja, não ter um fluxo bem estabelecido de controle de caixa, entradas e saídas de dinheiro, além de possíveis gastos emergenciais pode se tornar uma armadilha.

Muitas academias não conseguem monitorar com exatidão suas pendências e obrigações financeiras. Essa prática coloca a empresa numa situação de risco. Portanto, uma gestão bem estruturada depende também da responsabilidade financeira por parte dos gestores.

Errar na precificação

Segundo o consultor especialista em gestão de academias Herbert Oliveira, a precificação é um dos quatro pilares para um controle financeiro eficiente.

Por exemplo, para precificar um serviço, você precisa entender os gastos mensais do seu negócio, e não usar como base a academia concorrente. Essa questão de definir um preço baseado no preço aplicado pela concorrência pode ser um grande problema.

Às vezes, a academia do lado não paga aluguel, mas você paga. Assim como ela tem apenas cinco colaboradores, enquanto você tem 10. Ou seja, é um equívoco cobrar o mesmo preço que ela.

Na hora de precificar, você precisa pensar em variáveis como: despesa, número de alunos, número de colaboradores e, claro, considerar o mercado e o poder de compra da região onde a academia está.

Quais as oportunidades e desafios da gestão de academias?

Com os novos modelos de negócio, também surgem novas oportunidades e desafios para empresas do segmento. Por isso, diante de tantas mudanças, é indispensável que gestores de academias se mantenham atualizados às tendências de mercado.

A Tecnofit reuniu algumas das principais perspectivas da indústria fitness para os próximos meses, de acordo com a Worldwide Survey of Fitness Trends, divulgada pelo American College of Sports Medicine (ACSM). Confira abaixo:

Tendências do mundo fitness

Treinos funcionais, com pesos livres ou corporais; programa de treinamento para a terceira idade; exercícios ao ar livre e treinamento intervalado de alta intensidade (HIIT) são algumas das tendências do mercado fitness para os próximos anos.

Ao fazer a gestão da sua academia e planejamento, vale a pena considerar algumas dessas iniciativas que prometem gerar ainda mais resultados e atrair novos alunos que querem implementar práticas saudáveis nas suas rotinas.

Dicas para melhorar a gestão de academia

Ao longo de todo esse texto, trouxemos uma série de dicas para caprichar na gestão de academia, garantindo eficiência da operação e uma excelente experiência para os seus alunos.

No entanto, lá no começo, reforçamos também que esse é um dos mercados mais competitivos para se investir. Sendo assim, para garantir que a sua empresa se destaque perante aos concorrentes, é muito provável que você precise investir em alguns diferenciais na gestão do seu negócio.

Listamos alguns exemplos para que você possa avaliar e potencializar seus resultados. Confira!

Treinamento dos colaboradores

Por mais automatizada que seja a sua gestão de academia, são as pessoas responsáveis por essa tarefa que vão tomar as decisões que realmente trarão mudanças para o seu negócio. Por conta disso, cada vez mais é preciso investir em treinamentos para que os profissionais do seu time saibam ler, analisar e promover transformações por meio dos dados.

Implemente uma cobrança recorrente

Se a sua academia ainda não adota o sistema de cobrança recorrente, é melhor correr! Essa estratégia garante uma série de vantagens atreladas ao provisionamento de receita, além de maximizar os índices de fidelidade dos alunos.

Para os clientes, também são só benefícios, já que eles provavelmente terão condições de pagamento melhores para contratar um plano a longo prazo, sem precisar se preocupar em pagar a mensalidade mensalmente.

Lidar com a sazonalidade ao longo do ano

Além de ser extremamente competitivo, o mercado fitness costuma ter um forte impacto relacionado à sazonalidade – principalmente no inverno. Por diversos motivos, as pessoas deixam de treinar nos períodos mais frios do ano. Mas isso não é motivo para deixar a sua receita cair junto com as temperaturas.

É crucial implementar estratégias, sejam elas promoções, ofertas ou planos anuais, para garantir o recebimento de recursos durante todo o ano. Você também pode criar eventos ou desafios fitness para manter os alunos engajados, mesmo nos períodos de baixa.

A previsibilidade é um dos maiores segredos da gestão de uma academia, lembre-se disso!

Trabalhe a fidelização de clientes

Os índices de fidelização podem ser confundidos com os índices de sucesso de um negócio. E não somos apenas nós que estamos afirmando!

De acordo com o estudo The Loyalty Report 2023, que conta com mais de 60 mil respondentes em 26 países, os programas de fidelidade no Brasil têm uma taxa de satisfação de 46%.

O relatório da Mando Connect / YouGov, na Europa, afirma que 56% consideram os programas de fidelidade uma ótima forma de recompensar os clientes e 42% acham que toda marca deveria ter um.

E segundo o Panorama da Fidelização no Brasil 2022, 73% dos pesquisados veem nos programas de fidelidade a possibilidade de receber benefícios por compras que já fariam. E 66% entende que os programas de fidelidade são uma oportunidade para economizar dinheiro.

Esses são apenas alguns de uma série de dados que fortalecem a importância de trabalhar estratégias para aumentar a fidelidade de clientes. Ainda mais em mercados tão voláteis e competitivos como o de academias e estabelecimentos fitness.

Nesse cenário, para potencializar os resultados de gestão de academia, certifique-se de implementar iniciativas como essas:

Programas de recompensas e incentivos

Por meio dessas ações, você pode recompensar os alunos pela lealdade e presença na sua academia. Aqui é importante garantir prêmios que ajudam a gerar valor para o negócio, para que os alunos realmente se sintam entusiasmados em fazer parte do seu estabelecimento.

Crie um ambiente acolhedor e incentive a formação de uma comunidade

Se tem uma coisa que precisamos aprender com o CrossFit é a força de uma comunidade engajada. Implemente desafios, eventos, aulas em grupo e outras iniciativas que promovam esse sentimento, fazendo com que os alunos apoiem uns aos outros e, consequentemente, aumentem os níveis de retenção.

Personalize o atendimento

No atendimento, esclareça o quanto a sua academia se importa com a experiência e os resultados dos alunos, por meio de uma atuação personalizada. Realize avaliações físicas, converse com seus clientes, entenda as principais motivações, frustrações e objetivos e faça com que eles realmente sintam que aquele atendimento é para eles.

Ofereça treinos personalizados

E, como consequência de um atendimento personalizado, ofereça um serviço específico para determinado aluno. Isso não quer dizer que você precisa, necessariamente, ter um instrutor para atender cada cliente, mas que a forma de agir e tratar cada um precisa considerar suas características únicas.

Um treino personalizado também costuma trazer resultados de forma mais rápida e eficiente, o que automaticamente contribui com as metas de fidelização.

Ofereça variedade e inovação nas aulas

Cá entre nós, uma rotina de treinos pode ser entediante. E a falta de dinamismo é uma das causas pelas quais os alunos desistem de treinar. Afinal, eles deixam de ver sentido e propósito naquilo.

Por conta disso, é fundamental planejar eventos, aulas temáticas e serviços inovadores que estimulem o engajamento dos clientes ao longo de todo o ano.

Cogite convidar figuras conhecidas na modalidade para uma palestra ou aula especial, crie desafios, introduza novas modalidades e formatos de aulas diferentes e faça testes sempre solicitando o feedback dos alunos.

Crie conteúdos educativos e motivacionais para os alunos

Para fidelizar, é importante criar um relacionamento com os alunos dentro e fora da academia, para que eles lembrem que são membros do seu estabelecimento também em outros pontos de contato com a marca.

E uma dica para isso é a criação de vídeos, dicas e mensagens educativas e motivacionais por meio das suas redes sociais, sites ou canais de contato com os clientes, como e-mail e WhatsApp. Essa prática também ajuda a completar a atividade física, promovendo resultados fitness ainda melhores para os alunos!

Trace os seus objetivos como gestor de forma clara

Se você não sabe para onde quer ir, qualquer lugar serve. E por mais óbvio que seja, é muito comum perceber a falha na gestão de academia por meio da falta de metas claras e específicas, as quais devem ser mensuradas ao longo do tempo, para que as estratégias possam ser atualizadas conforme necessário.

E aqui a dica de ouro é contar com um sistema personalizado para academias para apoiar com essa gestão! Por meio dessas plataformas, você recebe insights e relatórios que otimizam a tomada de decisão, de acordo com as metas estabelecidas.

Invista em profissionais de qualidade para integrar a equipe

E, por fim, se você acompanha o Blog da Tecnofit sabe o quanto reforçamos, em qualquer oportunidade, a importância da contratação dos melhores profissionais para integrar a equipe da sua academia. Muito mais do que instrutores, muitas vezes, eles são a chave da fidelização dos seus alunos – por conta do relacionamento criado e do engajamento durante os treinos.

Além disso, eles são os responsáveis por garantir a excelência do serviço e espalhar o propósito da sua marca. Por isso, devem ser qualificados, comprometidos e desenvolvidos com as principais técnicas e tendências, pensando sempre na satisfação dos alunos.

Qual melhor sistema de gestão para academia?

Contar com um software de gestão fitness é fundamental para que o seu negócio ganhe escala. O sistema Tecnofit é parceiro no processo de tomada de decisão de mais de 5 mil negócios no Brasil inteiro.

Com o apoio da Tecnofit, é possível estreitar o relacionamento com os alunos através do CRM, assim como fazer uma gestão financeira muito mais eficaz, com controle de despesas, controle de passivos, estabelecimentos de metas de gastos e metas de vendas, análise de receitas e faturamento e demonstrativo financeiro por resultados.

Além disso, a Tecnofit possui uma equipe multidisciplinar capaz de resolver questões complexas em pouco tempo, ou seja, sua academia nunca ficará “na mão”. Faça um teste gratuito agora mesmo e transforme a maneira como faz a gestão de academia!