Descubra o melhor sistema de gestão para studios: simples, eficiente e feito para você

Não é uma, nem duas! Quem toma a decisão de abrir um estabelecimento fitness certamente vai encontrar uma série de escolhas pela frente. E, cada vez mais, para todo e qualquer serviço relacionado a esse universo, a disponibilidade de opções é maior. Diante desse cenário, como escolher o melhor sistema de gestão para studio?

A verdade é que você super pode contratar um sistema completo, com todas as funcionalidades que um dia talvez sejam necessárias, pensando no crescimento do seu studio. Mas logo no início, em um momento em que a otimização de alguns custos é muito bem-vinda, o melhor sistema de gestão para studio pode ser aquele que conecta perfeitamente com as necessidades da sua empresa – nem mais, nem menos! 

Sendo assim, a regra é bem simples: o melhor sistema de gestão para studio é aquele que funciona para a sua empresa, de forma simples, eficiente e personalizada. E aqui a gente te ajuda com várias informações e dicas para escolher o seu parceiro ideal.  

O que é um sistema de gestão para studios? 

Trata-se de uma plataforma digital com o objetivo de otimizar a administração ao digitalizar alguns processos operacionais de uma empresa. Além disso, em geral, um sistema de gestão para studios ajuda a organizar diferentes informações em um só lugar e ainda contribui com a criação de relatórios a partir da análise de todos esses dados, por meio de inteligência artificial. 

Por que escolher um sistema de gestão logo no início? 

Se você tem a oportunidade de começar esse processo com tarefas administrativas automatizadas, agendamentos otimizados, controle de pagamento e gestão de alunos automáticos, a verdadeira pergunta é: por que não?

Contar com uma plataforma para te apoiar nesse processo certamente vai fazer com que você evite erros, ganhe tempo para focar naquilo que realmente importa – a experiência dos seus clientes, e ainda potencialize os resultados da sua empresa desde os primeiros meses. 

Por tudo isso, apesar de parecer um investimento futuro, definir o melhor sistema de gestão para studio para a sua empresa pode ser uma excelente forma de começar com o pé direito!

Principais problemas enfrentados por studios em seus primeiros anos 

E para comprovar que a jornada de empreendedorismo em um studio pode ser complexa – e apoiada por um sistema – é importante conhecer alguns problemas comumente enfrentados por seus gestores. Listamos abaixo!

• Dificuldade em atrair e reter clientes: principalmente se você escolher abrir um studio do zero, conquistar a atenção e confiança de novos clientes pode ser um desafio, seja por conta de uma concorrência acirrada ou por problemas de marketing e vendas.  
• Falta de organização: a alta procura em um studio novo atrelado à gestão manual de agendamentos, pagamentos e comunicação com os alunos pode causar diversos erros aos processos, impactando negativamente na experiência do cliente. 
• Problemas na gestão financeira: a falta de visibilidade e controle sobre o fluxo de caixa, precificação, criação de planos, recebimento de mensalidades e outras questões atreladas à gestão financeira podem comprometer a saúde do negócio. 
• Desafios na contratação de bons profissionais: com tantas opções de empresas disponíveis, contratar e reter pessoas qualificadas para trabalhar no seu studio pode ser um tanto quanto complexo, o que também pode impactar na experiência e satisfação dos alunos, assim como na gestão do negócio. 
• Problemas na infraestrutura: necessidade de manutenção dos equipamentos, falta de espaço, erros estruturais ou layout mal planejado são desafios comuns no início de uma empresa, mas podem interferir na saúde, segurança e bem-estar dos seus clientes. 

Como um sistema de gestão ajuda a superar esses desafios?

De forma geral, um bom sistema de gestão de studio permite que você tenha visibilidade do cenário completo e detalhado da sua empresa, o que facilita a mitigação de riscos e de problemas como os citados no tópico acima. 

Além disso, um sistema de gestão concentra informações, feedbacks e histórico dos alunos e profissionais. Alguns também contam com a funcionalidade de geração de relatórios detalhados e específicos para a promoção de insights para a tomada de decisão estratégica e assertiva nas mais diversas áreas de um studio. 

Tudo isso faz com que os gestores possam planejar melhorias, mesmo antes de um problema acontecer, promovendo uma excelente experiência e, consequentemente, a fidelização de alunos satisfeitos com o serviço. 

Funcionalidades essenciais em um sistema para studios iniciantes

Como falamos desde o início deste artigo, o melhor sistema de gestão para studios é aquele que se conecta perfeitamente com as suas necessidades, características e, principalmente, com o seu investimento! 

Sendo assim, as funcionalidades essenciais de um sistema dependem da demanda de cada empresa. No entanto, listamos abaixo algumas que não devem ficar de fora desse tipo de plataforma: 

• Controle de acessos, agenda e checkin: são funcionalidades importantes para controlar a presença e frequência dos alunos, o que garante a segurança e organização, além de dados sobre o compromisso com os treinos e com o studio. 
• Gestão de treino: facilita a criação de programas de treinamento para os alunos, por meio de uma base de dados completa e personalizada de acordo com as características e avaliação física de cada cliente. É primordial para potencializar a qualidade do serviço e atendimento! 
• Gestão financeira: primordial para garantir a saúde do negócio, com controle de fluxo de caixa, investimentos, recebimentos, pagamentos, custos e automatização de cobranças recorrentes. Também é interessante que o sistema ofereça relatórios detalhados para acompanhamento dessas informações. 
• Integração com outras plataformas: quanto mais completas forem as integrações, mais você deve economizar com a contratação de diferentes sistemas. Procure uma solução com conexão com a catraca ou sistema de reconhecimento dos alunos no checkin, plataformas de pagamento e de bem-estar, como o Wellhub (Gympass), Total Pass e ClassPass, por exemplo. 
• Funcionalidades atreladas ao marketing e vendas: contar com ferramentas que facilitem a operacionalização de estratégias de marketing e vendas também deve ser um ponto-chave para contratação, já que otimiza a conquista e fidelização de novos clientes, essencial principalmente no início do studio. 

Sistema acessível para quem está começando: o que procurar?

As funcionalidades acima devem atender as necessidades de um studio novo. No entanto, na hora de escolher o melhor sistema de gestão para o seu studio, indicamos prestar atenção em mais alguns fatores, como: 

• Acessibilidade, facilidade no uso e interface intuitiva: para que você não precise investir muito tempo na habilitação dos responsáveis pela gestão do negócio. 
• Um custo-benefício que cabe no seu bolso: com planos flexíveis e escaláveis, que permitam a adição de novas funcionalidades à medida que as necessidades mudem. 
• Suporte contínuo: além do treinamento básico, é importante contar com suporte para tirar dúvidas ou resolver problemas sem custos extras. 
• Segurança e proteção de dados: garantindo as conformidades com a LGPD, informações e transações financeiras em contrato. 

A importância de relatórios e métricas na gestão de studios 

Considerando que um studio de gestão de pilates concentra todas as informações estratégicas e táticas sobre esse tipo de empreendimento, contar com uma plataforma que ofereça relatórios detalhados pode ser uma excelente conveniência para a tomada de decisão, pensando nas melhorias para o negócio. 

Por meio desses documentos é possível identificar padrões e tendências, mitigar problemas, avaliar possibilidades de investimento ou necessidade de otimização de custos, avaliar estratégias de marketing e vendas, comprovar resultados e ajustar a operação com foco em impulsionar o crescimento. 

Evite erros comuns na escolha do sistema de gestão

Assim como alguns problemas podem acontecer no início da vida de um estabelecimento fitness, é comum que os gestores cometam erros na escolha do melhor sistema de gestão para studios. E conhecê-los é o primeiro passo para evitá-los: 

• Optar pela opção mais completa e com o maior valor: nem sempre o produto mais caro é o melhor. Ainda mais considerando as necessidades do seu negócio. No início da empresa, pode ser muito mais benéfico otimizar seus custos com um sistema que atenda perfeitamente às suas demandas. 
• Ignorar a escalabilidade: ao mesmo tempo, o sistema precisa permitir que o seu negócio cresça. Se perceber que uma das suas opções é muito limitada, talvez seja melhor escolher a flexibilidade de adicionar diferentes funcionalidades à ferramenta ou trocar o plano sem precisar de uma nova integração. 
• Não considerar a necessidade de suporte: já diria a Lei de Murphy: “se algo pode dar errado, vai dar errado”. Ou seja, por mais que pareça a melhor solução, é importante mitigar qualquer tipo de risco e contar com apoio caso ocorram problemas. 
• Contratar sem testar ou considerar a opinião de outras pessoas: pode gerar diversas surpresas inesperadas e impactar negativamente a sua experiência e a gestão do seu negócio. 

Como um sistema intuitivo melhora a experiência do gestor 

Falando na importância dos testes para entender a sua experiência com a plataforma, vale dizer que um sistema intuitivo pode fazer toda a diferença na otimização de tempo e controle sobre as atividades de um studio, além de evitar erros operacionais. 

Por meio de uma interface simples e fácil de navegar, as tarefas se tornam mais rápidas e eficientes Com isso, o gestor garante ainda mais tempo para se concentrar na experiência dos seus alunos e no crescimento da empresa. 

Automatização de tarefas: o que você pode delegar ao sistema

Que um sistema de gestão de studios permite automatizar diversas tarefas operacionais a gente já sabe, mas sobre quais atividades, exatamente, estamos falando? Isso depende das funcionalidades de cada sistema. E das necessidades de cada studio. 

Em relação a um sistema próprio para studios novos, em geral, as tarefas otimizadas estão relacionadas a agendamento de aulas, comunicação com alunos, controle financeiro, cobranças de mensalidade, pagamentos para os fornecedores, emissão de recibos, boletos e notas fiscais, entre outros. A criação dos relatórios e geração de insights também é um tipo de automatização que pode agregar muito valor ao processo de gestão desse tipo de negócio. 

Integrações que um sistema de gestão de studios precisa ter

Como falamos logo acima, quanto mais integrações o sistema de gestão escolhido para o seu studio tiver, melhor! Isso faz com que você possa economizar na contratação de diferentes plataformas, assim como na manutenção e suporte dessas ferramentas. 

E, apesar das diferentes necessidades dos studios, recomendamos que o sistema escolhido tenha, minimamente, a integração com: plataformas de pagamento, parceiros de benefícios – como Wellhub, TotalPass e ClassPass, catracas ou sistemas de reconhecimento dos alunos, ferramentas de marketing e vendas, sistemas de CRM (Customer Relationship Management), dispositivos wearable e aplicativos fitness e de bem-estar – como Strava, MyFitnessPal ou Fitbit, e sistemas de pesquisa ou feedbacks. 

Tecnofit Starter: a solução ideal para studios iniciantes

Para concluir o artigo com chave de ouro, agora que você conhece várias dicas para identificar o melhor sistema de gestão para studios, queremos que você conheça o Tecnofit Starter! 

Trata-se de um plano específico do nosso sistema de gestão completo e personalizado para os diferentes tipos de estabelecimentos fitness, criado especialmente para empresas novas e menores. O plano Starter garante uma gestão simples e eficaz para você ter controle do seu negócio de forma intuitiva e otimizada. Tudo isso a partir de R$ 169 por mês, além das taxas de implementação. 

Por que o Tecnofit Starter é o melhor sistema para studios?

Além de todas as funcionalidades e características compartilhadas nesse artigo, o Tecnofit Starter ainda conta com um aplicativo para gestores e alunos, potencializando a relação entre cliente e empresa e a experiência de treinamento.

Mais do que um sistema, somos um parceiro para o seu negócio! Contamos com um suporte ao cliente com 98% de satisfação, nossas funcionalidades atendem diversos segmentos fitness, garantimos a migração de dados feita por especialistas, sem complicações, e contamos com planos para todos os tamanhos e etapas da sua empresa.

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